TopKontor DMS Connect
Sie kennen das: Wo ist nur diese Rechnung? Noch beim Steuerberater? Oder schon im Archiv? Wie teuer waren die 10 mm-Schrauben? Bevor Sie loslaufen, kennen Sie schon das TopKontor Modul DMS Connect? Es verbindet TopKontor Handwerk mit dem digitalen Archiv ecoDMS –durch dieses starke Team sind alle Anforderungen der GoBD erfüllt und Sie sind für Ihren Betrieb optimal ausgestattet.
Alles, was Sie in TopKontor drucken oder einscannen, finden Sie in Ihrem TopKontor DMS Connect wieder. Und das ganz einfach. Geben Sie doch einfach „10 mm Schraube“ ein und unser DMS Connect zeigt Ihnen alle Dokumente des Archivs an, in dem die Schraube vorkommt. Sekundenschnell – kein Suchen – es ist einfach da!
Was ist TopKontor DMS Connect?
TopKontor DMS Connect ist Ihr Verbindungsstück zu einem modernen Dokumenten-Management-System (DMS), das Ihnen die tägliche Arbeit enorm erleichtert. Alle Dokumente wie E-Mails, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Verträge, Mahnungen oder was auch immer Sie an Schriftgut im Büro vorliegen haben, können Sie mit ecoDMS sowohl elektronisch erfassen, archivieren und verwalten. Das ist nicht nur wichtig, um alle Dokumente bei Bedarf schnell wieder zu finden, sondern auch aus rechtlichen Gründen!
In Deutschland ist es aufgrund der gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht von allen Aufzeichnungen und Unterlagen (§147 AO) sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) wichtig, dass alle Dokumente rechtssicher und unveränderlich während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Das gilt vor allem für Rechnungen (§ 14 b Absatz 1 Umsatzsteuergesetz) und andere Steuerunterlagen.
Funktionsweise von Topkontor DMS Connect
Wie bei allen digitalien Archiv-System kann auch ecoDMS alle beliebigen Schriftstücke verwalten. Sie können sie entweder in TopKontor Handwerk erstellen oder einfach einscannen. Anschließend werden die Dokumente über Schlagworte kategorisiert, damit die Suche später einfach und schnell abläuft. Wie das genau funktioniert, zeigen wir Ihnen selbstverständlich nach der Installation des TopKontor DMS Connect Moduls und ecoDMS. Wir beantworten natürlich auch später alle wichtigen Fragen, wenn Sie mal nicht weiterkommen oder ein Dokument irgendwie im Nirwana verschwunden ist. Schließlich haben Sie mit unserem All-IN-Service ohnehin jeden Service inklusiv.
Vorteile von TopKontor DMS Connect
Ein Dokumenten-Management-System wie ecoDMS funktioniert nach bestimmten Standards, die bei jedem zu bearbeitendem Dokument immer nach demselben Prozess ablaufen. Daher ist es auch, wenn Sie es einmal gezeigt bekommen und verinnerlicht haben, sehr einfach zu bedienen, denn es läuft immer auf dieselbe Weise ab.
Auf Dokumente die in TopKontor erstellt wurden und in ecoDMS gespeichert sind, können Sie von überall aus zugreifen. Selbst wenn Sie gerade auf der Baustelle stehen, können Sie jederzeit über Ihr Smartphone Zugriff zum Archiv erhalten und sind jederzeit sofort aussagefähig.
TopKontor DMS Connect & ecoDMS
Heute drucken Sie eine Rechnung oft mehrfach, weil der Kunde eine benötigt und auch für die Buchhaltung eine archiviert werden muss. Vergessen Sie das in Zukunft! Sie kennen schließlich jetzt TopKontor Handwerk. Zusätzlich lernen Sie gerade das Archivsystem ecoDMS kennen. Dieses digitale Archiv ist mithilfe des Moduls „TopKontor DMS Connect“ direkt an TopKontor angebunden. Dort werden alle Dokumente, die TopKontor erzeugt, automatisch im Archiv abgelegt. Also ohne weiteren Aufwand! Sie hingegen nutzen zusätzlich zu TopKontor Handwerk ein grandioses Archiv. Genießen Sie ab sofort die Vorteile von ecoDMS:
Archivierung ohne Zeitaufwand
Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails, Briefe usw. einfach, schnell und sicher archivieren
E-Mails achivieren
Schaffen Sie mit ecoDMS erstmals ein umfassendes Archiv, das zusätzlich auch die gesamte E-Mail-Kommunikation aufnimmt.
Einfache Weitergabe
Mit dem ecoDMS-Clipboard versenden Sie beispielsweise alle Rechnungen an Ihren Steuerberater. In einem Paket, ganz einfach per E-Mail.
TopKontor DMS Connect als Kostenkiller
Untersuchungen haben herausgefunden, dass bis zu 45 % der Personalkosten durch Ablage und Dokumentensuche entstehen. Dokumentenablage ist mit diesem Modul für Sie inzwischen überhaupt kein Thema mehr. Schließlich werden alle Dokumente, die Sie in TopKontor erzeugen, wie von Geisterhand im ecoDMS abgelegt. Zusätzlich haben Sie von jedem Arbeitsplatz aus Zugang. Außerdem werden Sie von cleveren Suchtechniken unterstützt. Deswegen sparen Sie ab jetzt Ihre kostbare Zeit, indem Sie TopKontor DMS Connect nutzen!
TopKontor DMS Connect spart nicht nur Zeit und Geld
Durch den Entfall der umständlichen Dokumentensuche in Papierstapeln ist der Arbeitsablauf bereits effizienter und schneller. Doch das sind nicht die einzigen Vorteile von TopKontor DMS Connect.
In älteren Firmen lagern teilweise immer noch Ordner voller wichtiger Unterlagen oder Baupläne, die irgendwo in Regalen im Keller verstauben. Und die können Sie dank ecoDMS jetzt ebenfalls nachträglich einscannen, um somit auch den Zugriff auf wichtige ältere Projekte zu haben, die Sie vielleicht als Referenzen benötigen.
Die Fläche, die dadurch frei wird, können Sie für andere wichtige Dinge oder neue Büros nutzen. Ab jetzt entfällt auch der Zukauf von Ordnern oder massenhaft Drucker- und Druckerpapier, da Sie den größten Teil Ihres Büros mithilfe von TopKontor DMS Connect digitalisiert haben.
Während alte Ablagesysteme in Ordnern nur einer Person die Nutzung eines Ordners möglich machten, sind digitalisierte Zugriffe durch ecoDMS von nun an gleichzeitig von mehreren Personen realisierbar. So können die Mitarbeiter im Büro gleichzeitig die Akten für die Rechnungsstellung einsehen, während der Mitarbeiter vor Ort auf der Baustelle die Daten abruft.
Und sollte jemand eine notwendige Änderung vornehmen, weil sich der Bauplan ändert, so bleibt das ursprüngliche Dokument revisionssicher archiviert und das neue kommt einfach dazu. So ist auch die gemeinsame Arbeit an einem Projekt von verschiedenen Büros aus kein Problem mehr, dank TopKontor DMS Connect und ecoDMS. Von nun an hat jeder Mitarbeiter dieselben Daten bei sich und muss nicht warten, bis er sich den Papierordner mit den notwendigen Informationen gefunden hat.
TopKontor DMS Connect – Der Regelkonformität einen Schritt näher
Der Gesetzgeber hat mit der der GoBD sehr detailliert festgelegt, in welcher Form digital erzeugte Dokument aufzubewahren sind. Genauer gesagt, müssen alle Dokumente, welche zum Verständnis der Besteuerungsgrundlage dienen können, besonders aufbewahrt werden:
- Ordnungsmäßigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Sicherung vor Verlust
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Dokumentation des Verfahrens
Ob die Software jedoch überhaupt die strengen Bestimmungen einhalten kann, ist (zumindest für uns) offen. Auf jeden Fall haben ecoDMS-Anwender die meisten Anforderungen mit Sicherheit erfüllt. Aus dem Blickwinkel der Rechtssicherheit sind Sie mit TopKontor DMS Connect für TopKontor Handwerk sicherlich ganz dicht am Ziel.
TopKontor DMS Connect – Vergessen Sie langes Suchen
Suchen in einem Papierarchiv wird schnell anstrengend. Wann? Wo? Welche Baustelle? Mit dem Modul TopKontor DMS Connect haben Sie schließlich das Verbindungsstück zu ecoDMS zur Hand. Geben Sie zum Beispiel „10 mm Schaube“ ein, werden Ihnen anschließend alle Dokumente, in denen diese Schraube vorkommt, angezeigt. Ungeachtet dessen, wann und wo sie abgelegt wurden. Unvorstellbar, welche Möglichkeit Artikel- oder Seriennummern bieten. Die gesuchte Einkaufsrechnung ist so jedenfalls – staubfrei – in wenigen Sekunden auf dem Bildschirm.
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