DMS Connect

Wo ist nur diese Rechnung? Noch beim Steuerberater? Oder schon im Archiv? Wie teuer waren die 10 mm-Schrauben? Bevor Sie loslaufen, kennen Sie schon DMS Connect? Das Zusatzmodul für Ihr TopKontor Handwerk. Mit Ihm erhalten Sie ein automatisches Archiv. Alles, was Sie in TopKontor drucken oder einscannen, finden Sie in Ihrem DMS wieder. Und das ganz einfach. Geben Sie doch einfach „10 mm Schraube“ ein und unser DMS Connect zeigt Ihnen alle Dokumente des Archivs an, in dem die Schaube vorkommt. Sekundenschnell – kein Suchen – es ist einfach da!

TopKontor Handwerk & ecoDMS

Heute drucken Sie eine Rechnung mehrfach, weil der Kunde eine benötigt und auch für die Buchhaltung eine archiviert werden muss. Vergessen Sie das. Sie kennen schließlich jetzt TopKontor Handwerk. Zusätzlich lernen Sie grade das Archivsystem ecoDMS kennen. Dieses digitale Archiv ist mit Hilfe des Moduls „DMS Connect“ direkt an TopKontor angebunden. Dort werden alle Dokumente, die TopKontor erzeugt, automatisch im Archiv abgelegt. Also ohne weiteren Aufwand! Sie hingegen nutzen zusätzlich zu TopKontor Handwerk ein grandioses Archiv. Genießen Sie ab sofort die Vorteile von ecoDMS.

Archivierung ohne Zeitaufwand

Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails, Briefe usw. einfach, schnell und sicher archivieren

E-Mails achivieren

Schaffen Sie mit ecoDMS erstmals ein umfassendes Archiv, das zusätzlich auch die gesamte E-Mail-Kommunikation aufnimmt.

Einfache Weitergabe

Mit dem ecoDMS-Clipboard versenden Sie beispielsweise alle Rechnungen an Ihren Steuerberater. In einem Paket, ganz einfach per E-Mail.

DMS Connect als Kostenkiller

Untersuchungen haben herausgefunden, dass bis zu 45% der Personalkosten durch Ablage und Dokumentensuche entstehen. Dokumentenablage ist mit diesem Modul für Sie inzwischen überhaupt kein Thema mehr. Schließlich werden alle Dokumente, die Sie in TopKontor erzeugen, wie von Geisterhand im ecoDMS abgelegt. Zusätzlich habe Sie von jedem Arbeitsplatz Zugang. Außerdem werden Sie von cleveren Suchtechniken unterstützt. Deswegen sparen Sie ab jetzt Ihre kostbare Zeit – nutzen Sie DMS Connect!

DMS Connect – Der Regelkomformität einen Schritt näher

Der Gesetzgeber hat mit der der GoBD sehr detailiert festgelegt, in welcher Form digital erzeugte Dokument aufzubewaren sind. Genauer gesagt  müssen alle Dokumente, welche zum Verständnis der Besteuerungsgrundlage dienen können, besonders aufbewahrt werden:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Sicherung vor Verlust
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Dokumentation des Verfahrens

Ob Software jedoch überhaupt die strengen Bestimmungen einhalten kann, ist (zumindest für uns) offen. Auf jeden Fall haben ecoDMS-Anwender die meisten Anforderungen mit Sicherheit erfüllt. Aus dem Blickwinkel der Rechtssicherheit sind Sie mit DMS Conncet für TopKontor Handwerk sicherlich ganz dicht am Ziel.

Volltextsuche – Vergessen Sie Suchen

Suchen in einem Papierarchiv wird schnell anstrengend. Wann? Wo? Welche Baustelle? Mit dem Modul DMS Connect haben Sie schließlich ecoDMS zur Hand. Geben Sie zum Beispiel „10 mm Schaube“ ein, werden Sie anschließend alle Dokumente, in denen diese Schraube vorkommt, angezeigt. Ungeachtet dessen, wann und wo sie abgelegt wurden. Unvorstellbar, welche Möglichkeit Artikel- oder Serienummern bieten. Die gesuchte Einkaufsrechnung ist so jedenfalls – staubfrei – in Sekunden auf dem Bildschirm.

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