Kleiner Patch – große Wirkung. Mit dem Patch auf die Version 7.3.1.19 verändert sich der Umgang mit Rechnungen grundlegend. Um unsere Handwerkersoftware noch besser an die Bestimmungen einer ordentlichen Buchhaltung anzupassen, werden Rechnungen jetzt nach dem Drucken festgeschrieben. Lesen Sie diesen Artikel und erfahren Sie, was die Änderung für Sie bedeutet.
Lesezeit: 3min
Was bedeutet Festschreiben überhaupt?
Laut den Regeln der GoBD müssen Rechnungen (genauer: alle steuerrelevanten Daten) möglichst zeitnah nach Abschluss so gespeichert werden, dass eine spätere Veränderung unmöglich ist. So soll es dem Finanzsamtsprüfer möglich sein, einen buchhalterischen Vorgang von Anfang (z. B. Angebot) bis Ende (Schlussrechnung und Übertrag an die Buchhaltung) nachzuvollziehen. Da Sie als Anwender meist nur einen geringen Einfluss darauf haben, was Ihre Technik Ihnen gestattet (oder eben auch nicht), sind insbesondere Softwareprodukte verantwortlich für die Festschreibung zum geeigneten Zeitpunkt zu sorgen. Übrigens ist die Festschreibung auch das größte Argument, dass das Schreiben von Rechnungen mit einfachen Textverarbeitungen (z. B. Word) nicht erlaubt ist. Schließlich können Sie hier jeder Zeit Anpassungen vornehmen.
GoBD in Handwerksbetrieben
Wenn Sie mehr über die Vorschriften der GoBD erfahren wollen, besuchen Sie einfach diese Seite und erfahren, wie es unserem Meister Lampe ergangen ist.
Was sich in tophandwerk ändert
Die notwendige Festschreibung wurde in tophandwerk bisher mit dem Druck der Rechnungsbücher vorgenommen. Dies ist zunächst eine konforme Arbeitsweise. In der Praxis zeigt sich aber, dass viele Betriebe die Rechnungsbücher nicht drucken, sondern vielmehr die Rechnungskopien zum Beispiel an den Steuerberater weiterreichen. Somit wird die Festschreibung umgangen, was dann doch wieder zu einer nicht ordnungsgemäßen Buchhaltung führt.
Zukünftig werden die Rechnungen mit dem Drucken der Rechnung unveränderlich. Das würde für Sie bedeuten, dass Sie eine Rechnung nur einmal drucken könnten. Damit Sie jedoch in der Lage sind, Probedrucke und Vorabversionen zu erzeugen, führt der Patch auch eine Entwurfsfassung ein. Wenn Sie nach der Installation des Patches eine Rechnung drucken, werden Sie gefragt, ob Sie einen endgültigen Druck vornehmen wollen.
Endgültig Drucken
Nach dem endgültigen Druck erhalten Sie den gewohnten Ausdruck und werden informiert, dass Sie die Rechnung nicht mehr ändern können. Zu diesem Zweck wurde der bekannte „Ist die Rechnung ok“ – Dialog angepasst.
Druck eines Entwurfes
Beantworten Sie die Frage der Druckausgabe mit „Druck eines Entwurfes“, erhalten Sie ebenfalls einen Ausdruck, der allerdings ein Wasserzeichen hat.
Was ändert der Patch bei PDF und E-Mail?
Neben dem klassichen Ausdruck können Sie bekanntermaßen auch PDF-Dateien erstellen oder die Rechnung per E-Mail versenden. In beiden Fällen fragt Sie tophandwerk, ob festgeschrieben werden soll. Beantworten Sie diese Frage mit Ja, erhalten Sie die Rechnung auf dem gewünschten Weg. Im Anschluss ist die Rechnung nicht mehr veränderbar.
Sollten Sie einen Entwurf per PDF benötigen, so bleibt aktuell nur der Weg über einen PDF-Drucker. Den so erzeugten PDF-Entwurf können Sie dann natürlich auch per E-Mail versenden.
Festgeschrieben und doch ändern
Haben Sie eine Rechnung versehentlich festgeschrieben und müssen diese doch noch ändern, bleibt nur der im Sinne einer ordentlichen Buchhaltung vorgeschriebene Weg: Heben Sie die Rechnung per Strono-Rechnung auf und erstellen eine neue Rechnung. Als Vorlage für die neue Rechnung können Sie die alte einfach kopieren.