Freien Beleg einrichten und nutzen

Nov 12, 2021

Sie kennen Dokmente wie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, usw. . Beispielsweise könnten Sie einen Rechnungsvorschlag zu einem Architekten senden wollen. Die normale Rechnung wäre in dem Fall evtl. nicht sinnvoll, da Sie eine Rechnungsnummer brauchen würden und die Rechnung in die Buchhaltung einfließen würde. In der Praxis hat sich gezeigt, dass diese vorgegebenen Dokumenttypen machmal nicht in die aktuelle Situation passen.

Freien Beleg einrichten

Klicken Sie 1. im Hauptmenü auf „Datei“. Im Menü Datei klicken Sie 2. nun auf TopKontor Handwerk Einstellungen: Button Einstellungen aus dem Menü Datei.

TopKontor Handwerk: Menü Datei öffnen
Einstellungen im Menü Datei von TopKontor Handwerk

Hinweis:

TopKontor Handwerk Einstellungen öffnen: Einstellungen im Menü Datei deaktiviert

In den Einstellungen öffnen Sie 1. im Navigationsbereich zunächst den Ordner „Dokumente“, um anschließend über 2. „freier Beleg“ die gewünschten Einstellungen zu öffnen.

TopKontor Handwerk: Einstellungen zum freien Beleg öffnen

In den Einstellungen angekommen, können Sie im Bereich a „Benennung der freien Belege“ einen Namen für den neuen Dokumenttyp vergeben 1.. In unserem Beispiel wäre „Entwurfsrechnung“ sinnvoll. Mit der Eingabe eines Textes in die Felder Belegtyp 1-3 wird der jeweilig freie Beleg aktiviert.

TopKontor Handwerk: Einstellungen zum freien Beleg

Wie die Standard-Dokumente haben auch die freien Belege einen eigenen Nummernkreis. Diesen können Sie im Bereich „Nummernkreis“ anpassen.

Der Bereich Formulare / Vor- und Nachtexte ermöglicht pro Belegtyp die Zuweisung eines Formulars sowie des Vor- und Nachtextes.

Vor und Nachtexte sind dabei Textbausteine aus den Stammdaten. Weitere Informationen zu Textbausteinen finden Sie hier. Wie Sie ein Formular erstellen und dieses einrichten, lernen Sie in dem Artikel „Ein neues Formular erstellen„.

Richten Sie nun also in den Bereichen b und c den freien Beleg nach Ihren Vorstellungen ein und schließen das Fenster mit .

Einen neuen freien Beleg erstellen

Freie Belege werden genauso wie die Standarddokumente über das Hauptmenü angelegt. Sie finden die „Entwurfsrechnung“ aus unserem Beispiel nun unter 1. Dokumente > 2. Weitere (in Gruppe „neues Dokument“) > 3. Entwurfsrechnung.

TopKontor Handwerk: Freien Beleg über das Menü erstellen

Als nächstes wählen Sie 1. einen Kunden für das neue Dokument aus und klicken 2. auf TopKontor Handwerk: Button Übernehmen.

TopKontor Handwerk: Kunde für den neuen freien Beleg wählen

Sie finden sich nun in einem neuen freien Beleg „Entwurfsrechnung“ wieder und können nun mit der Bearbeitung beginnen.

TopKontor Handwerk: neuer freier Beleg

Einen freien Beleg öffnen

Um einen vorhandenen freien Beleg zu öffnen, klicken Sie bitte nacheinander auf 1. Dokumente > 2. Weitere (in Gruppe “ Dokument offnen“) > 3. Entwurfsrechnung.

TopKontor Handwerk: Freien Beleg über das Menü öffnen

In dem erscheinenden Fenster wählen Sie 1. dann das gewünschte Dokument aus und klicken 2. auf TopKontor Handwerk: Button Übernehmen .

TopKontor Handwerk: freien Beleg wählen

Es öffnet sich das gewünsche Dokument und Sie können mit der Bearbeitung starten.

TopKontor Handwerk: freier Beleg