Im Grunde eine banale Frage. Sicherlich haben wir als Software-Enthusiasten schnell eine alles erschlagende Antwort bereit: alles – sie kann einfach alles, außer Kaffee kochen! Aber Sie sind Handwerker und kein Software-Profi. Also dachten wir, wir laden Sie mit diesem Artikel ein, eine gute Antwort zum Thema Handwerkersoftware zu erarbeiten.
Lesezeit: 8min
Spielregel für diesen Artikel
Zunächst einmal müssen wir natürlich festhalten, dass die unterschiedlichen Produkte logischerweise auch unterschiedliche Funktionen mitbringen. Nun könnten wir es uns einfach machen und von den Funktionen unserer Software tophandwerk berichten. Allerdings möchten wir mit diesem Artikel aufzeigen, was technisch möglich ist und Sie mit Anwendungsbeispielen auf neue Gedanken für Ihren Handwerksbetrieb bringen. So gut wir TopKontor Handwerk auch finden, werden wir für diesen Artikel die rosarote Brille absetzen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, was geht und wie riesig die Vorteile einer Software für Handwerker wirklich sind.
Denken Sie an die Aufgaben, die Handwerksbetriebe täglich bewältigen. Es entsteht eine ewiglange Liste! Dies zeigt recht schnell, wie komplex die Frage nach den Fähigkeiten und Funktionen einer Handwerkersoftware ist. Dieser Artikel soll einen kleinen Überblick vermitteln und nicht in eine wissenschaftliche Abhandlung ausufern. Deshalb erlauben wir uns das Zusammenfassen in Bereiche, an denen wir später die Handwerkersoftware „bemessen“. Hier eine kleine Übersicht:
Handwerkersoftware als Organisationshilfe
Legen wir gleich los! Das organisatorische Wirken einer Handwerkersoftware wird unserer Meinung nach oft unterschätzt. Es geht hierbei um Terminmanagement für Ihr gesamtes Team, die Delegierung von Aufgaben, die Planung von Arbeitsabläufen, aber auch um Banales wie zum Beispiel, wo die Post hinkommt. Oft trifft eine Handwerkersoftware auf eingespielte, aber eben „undigitale“ Organisationsabläufe. Viele Handwerker halten an diesen fest und suchen die dazu passende Software. Genau das wird eine Handwerkersoftware aber eben nicht leisten. Heutige Softwaren haben einen Kalender, eine Aufgabenverwaltung und verfügen über einen Arbeitsablauf zur Auftragsabarbeitung. Wir kennen nun nicht die Funktionen jeder Software – aber wenn diese Funktionen vorhanden sind und zudem ein mobiler Zugriff mit einer App möglich ist, werden Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe der Software auch digital organisiert bekommen.
Beispiel aus der Praxis
Unter Praktikern darf ein kleines Beispiel nicht fehlen. Im Büro nimmt Frau Scholz einen Anruf entgegen. Es geht um einen neuen Auftrag. Am liebsten würde sie ja gleich durchstellen, aber im Kalender erkennt sie, dass Sie bis ca. 13 Uhr nicht im Büro sind. Damit Sie als Meister die technischen Details für ein noch zu schreibendes Angebot mit dem Kunden abstimmen können, trägt sie eine neue Aufgabe „Frau Kruse anrufen“ ein. Alternativ können Sie selbstverständlich auch gleich einen Termin zur Besichtigung ausmachen. Kein Problem, denn Ihre anderen Termine sind ja auch in der Handwerkersoftware sichtbar.
Um 13:30 Uhr sind Sie zurück im Büro und setzen sich mit einer Tasse Kaffee an Ihren Schreibtisch. In den Aufgaben der Software sehen Sie, dass Sie Frau Kruse anrufen sollten. OK – ein Klick und das Telefon bei Frau Kruse klingelt. Nach dem Telefonat eröffnen Sie ein neues Angebot und geben die wichtigsten Positionen ein. Dann übertragen Sie das Angebot mit einer weiteren Aufgabe an Frau Scholz zurück mit der bitte um Komplettierung und Versand. Am nächsten Morgen finden Sie in der Auftragsbearbeitung Ihrer Handwerkersoftware den Auftrag von Frau Kruse…
Digitale Auftragsbearbeitung mit Handwerkersoftware
So geht Organisation mit einer Handwerkersoftware. In Aufgaben und Terminen sehen alle Beteiligungen, wann was zu tun ist. Diese Programmteile passen sich meist noch recht gut in bestehende Abläufe ein. Bei der Auftragsabarbeitung sollen Sie es gar nicht erst versuchen. Jede Software hat hier ihren eigenen Workflow. Schauen Sie sich an, welche Stationen die Handwerkersoftware vorsieht, schauen Sie, wie ihr Anbieter sich einen Auftrag vorstellt. Wichtig dabei ist auch, dass Sie die Aufträge auf die App Ihrer Mitarbeiter übertragen können. Nun erfolgt die Massenerfassung, wo sie hingehört, und die Unterschrift des Kunden ist ebenfalls gleich an Ort und Stelle. Jedenfalls sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe möglichst um die Software herum bauen, denn „Ihre“ Funktionen werden Sie in keiner Software finden. Schauen Sie doch mal, wie Frau Scholz einem Wasserleck die Zähne zeigt:
Kalkulation mit Ihrer Handwerkersoftware
Frau Kruse bekommt ein Angebot. Auch hier ist die Handwerkersoftware gefordert. Sie sollte alle benötigten Daten bereits vorhalten. Aus dem Materialstamm entnehmen Sie alle benötigen Artikel und fügen die Lohnzeiten hinzu. Bei den für Ihren Handwerksbetrieb typischen Leistungen gibt es fertige Vorlagen. Ebenso klicken Sie einfach Standardtexte in das Angebot. Alle so eingefügten Inhalte sind dabei bereits fertig kalkuliert. Nutzen Sie beim Kalkulieren Ihre Handwerkersoftware als Baukasten. Schauen Sie mal in dieses Video. Eine Kalkulation in 40 Sekunden:
Die Software liefert also Daten zur Kalkulation. Diese Stammdaten wiederum müssen ebenfalls aktuell sein. Hier entsteht die neue Aufgabe der Datenpflege. Dies sorgt (gerade in kleineren Unternehmen) dafür, dass der Vorteil einer schnellen Kalkulation durch den Aufwand zur Datenpflege aufgezehrt wird. Deshalb findet man heute in vielen Unternehmen auch eine recht halbherzige Nutzung der Stammdaten.
Hinzu kommt, dass sich die Preise heute ebenfalls sehr schnell ändern und so eine manuelle Datenpflege schon fast unmöglich wird. Deshalb werden Artikeldaten zunehmend von der Handwerkersoftware direkt vom Großhändler übernommen. Entsprechende Techniken finden Sie seit langem in Ihrer Software.
Übrigens haben unsere Kunden das Problem mit der Datenpflege nicht, denn mit dem All-IN-Service übernehmen wir diese lästige Arbeit mit dem größten Vergnügen.
Handwerkersoftware schafft Überblick
Eigentlich gar nicht unbedingt eine eigene Kategorie. Allerdings ist dies eine so elementare Aufgabe einer Software für Handwerker, dass wir nicht darauf verzichten können. Die Handwerker Software beinhaltet wahrscheinlich die größte Datensammlung über Ihr Unternehmen. Sie weiß, wer wen anruft, sie weiß, wann der erste Mitarbeiter bei Frau Kruse ankommt und dass Herr Müller grade bei Frau Jansen aus der Türe ist. Diese Daten schaffen für Sie einen extremen Mehrwert, denn sie liegen jederzeit direkt vor und schaffen aufwandslos (wie oft telefonieren Sie am Tag mit Ihrem „Herrn Müller“?) einen Vorteil, den Sie in der Planung und Steuerung Ihres Handwerksbetriebes voll ausschöpfen.
Zusätzlich öffnet eine Handwerkersoftware jedoch noch weitere Fenster. Durch diverse Auswertungen, Grafiken und Berichte erhalten Sie tiefe objektive Einblicke in Ihren Betrieb.
Buchhaltung mit einer Handwerkersoftware
Willkommen in der Welt der Euros und der Zahlen. Die Buchhaltung ist letztlich das Finale Ihrer Arbeit. In unserer Aufteilung sicherlich etwas weit gefasst, denn wir erlauben uns auch solche Dinge wie Rechnungslegung, Nachkalkulation, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Steuern, Archivierung, sowie die Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung unter diesem Begriff zu vereinen. Wir betreuen ja schließlich Handwerksbetriebe und keine Dax-Unternehmen. Dennoch müssen wir gestehen, dass dieser Bereich einen ganz eigenen Artikel verdient hätte.
Ihre Handwerkersoftware enthält alle Rechnungen. Zumindest die an die Kunden. Ergänzen Sie diese mit Bankkonten, Kasse und Rechnungen der Lieferanten sind alle Daten für die Buchhaltung vorhanden. Start frei! Entweder exportieren Sie alle Daten zum Steuerberater oder Ihre Software schafft auch die Kontierung und Umsatzsteuermeldungen.
Zurück in die Praxis: Die Rechnungen landen in der offene Posten-Verwaltung, diese wird ständig mit Bank und Kasse abgeglichen. Sobald ein Zahlungstermin verstreicht, schlägt das Mahnwesen zu. Am Monatsende müssen Sie nur noch die Umsatzsteuer melden. Bei den Rechnungen der Lieferanten geht das Spiel genau rückwärts: Rechnung erfassen und zum Zahlungstermin an die Bank übergeben.
Unserer Meinung nach ist all dies technisch möglich. Sogar sehr weit automatisierbar. Inwieweit sich die Anbieter von Software für Handwerksbetriebe bereits in dieses Gebiet gewagt haben ist eine ganz andere Frage. Am besten sprechen Sie Ihren Softwarebetreuer direkt an. Übrigens hat selbst unsere Software TopKontor Handwerk hier noch einiges Entwicklungspotenzial.
Fazit zu den Funktionen einer Handwerkersoftware
Unser kleiner Ausflug zeigt sehr schön, dass ein Handwerksmeister im Grunde heute versuchen sollte, jede Aufgabe seiner Software abzuverlangen. Dabei sollte von Anfang an klar sein, dass es hier auch Kompromisse geben muss. Die Funktionen sind schließlich nicht für Ihren Handwerksbetrieb erstellt worden. In Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter findet sich jedoch oft ein praktikabler Weg. Also achten Sie bei einer Handwerkersoftware immer darauf, dass nicht Sie zum Softwareprofi werden müssen, um die Digitalisierung Ihres Unternehmens voranzutreiben. Genau deshalb haben wir unsere Handwerksoftware TopKontor Handwerk mit einem großen Service Packet ausgestattet, in dem selbst die Softwareschulung für Ihre Mitarbeiter enthalten ist. Schulungen sind bei der Digitalisierung nämlich im Grunde das Salz in der Suppe. Aber das ist wieder ein ganz anderes Thema…