Handwerkersoftware als Organisationshilfe
Legen wir gleich los! Das organisatorische Wirken einer Handwerkersoftware wird unserer Meinung nach oft unterschätzt. Es geht hierbei um Terminmanagement für Ihr gesamtes Team, die Delegierung von Aufgaben, die Planung von Arbeitsabläufen, aber auch um Banales wie zum Beispiel, wo die Post hinkommt. Oft trifft eine Handwerkersoftware auf eingespielte, aber eben „undigitale“ Organisationsabläufe. Viele Handwerker halten an diesen fest und suchen die dazu passende Software. Genau das wird eine Handwerkersoftware aber eben nicht leisten. Heutige Softwaren haben einen Kalender, eine Aufgabenverwaltung und verfügen über einen Arbeitsablauf zur Auftragsabarbeitung. Wir kennen nun nicht die Funktionen jeder Software – aber wenn diese Funktionen vorhanden sind und zudem ein mobiler Zugriff mit einer App möglich ist, werden Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe der Software auch digital organisiert bekommen.
Beispiel aus der Praxis
Unter Praktikern darf ein kleines Beispiel nicht fehlen. Im Büro nimmt Frau Scholz einen Anruf entgegen. Es geht um einen neuen Auftrag. Am liebsten würde sie ja gleich durchstellen, aber im Kalender erkennt sie, dass Sie bis ca. 13 Uhr nicht im Büro sind. Damit Sie als Meister die technischen Details für ein noch zu schreibendes Angebot mit dem Kunden abstimmen können, trägt sie eine neue Aufgabe „Frau Kruse anrufen“ ein. Alternativ können Sie selbstverständlich auch gleich einen Termin zur Besichtigung ausmachen. Kein Problem, denn Ihre anderen Termine sind ja auch in der Handwerkersoftware sichtbar.
Um 13:30 Uhr sind Sie zurück im Büro und setzen sich mit einer Tasse Kaffee an Ihren Schreibtisch. In den Aufgaben der Software sehen Sie, dass Sie Frau Kruse anrufen sollten. OK – ein Klick und das Telefon bei Frau Kruse klingelt. Nach dem Telefonat eröffnen Sie ein neues Angebot und geben die wichtigsten Positionen ein. Dann übertragen Sie das Angebot mit einer weiteren Aufgabe an Frau Scholz zurück mit der bitte um Komplettierung und Versand. Am nächsten Morgen finden Sie in der Auftragsbearbeitung Ihrer Handwerkersoftware den Auftrag von Frau Kruse…
Digitale Auftragsbearbeitung mit Handwerkersoftware
So geht Organisation mit einer Handwerkersoftware. In Aufgaben und Terminen sehen alle Beteiligungen, wann was zu tun ist. Diese Programmteile passen sich meist noch recht gut in bestehende Abläufe ein. Bei der Auftragsabarbeitung sollen Sie es gar nicht erst versuchen. Jede Software hat hier ihren eigenen Workflow. Schauen Sie sich an, welche Stationen die Handwerkersoftware vorsieht, schauen Sie, wie ihr Anbieter sich einen Auftrag vorstellt. Wichtig dabei ist auch, dass Sie die Aufträge auf die App Ihrer Mitarbeiter übertragen können. Nun erfolgt die Massenerfassung, wo sie hingehört, und die Unterschrift des Kunden ist ebenfalls gleich an Ort und Stelle. Jedenfalls sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe möglichst um die Software herum bauen, denn „Ihre“ Funktionen werden Sie in keiner Software finden. Schauen Sie doch mal, wie Frau Scholz einem Wasserleck die Zähne zeigt: