Nach der Baustelle ist auf jeden Fall vor der Baustelle. Aber wollen Sie nicht zwischendurch einmal einen Augenblick innehalten? Überlegen Sie denn nie, wie es zuvor gelaufen ist? Sie wissen das selbstverständlich aus Erfahrung. Wissen Sie es denn wirklich? Woher? Nehmen Sie sich vielmehr ein paar Minuten Zeit und überlegen mit uns, wie Sie Ihre Erfahrung inzwischen mit Zahlen belegen können! Wie Sie diese Zahlen tatsächlich einfach so haben. Lesen Sie, wie eine Nachkalkulation schon fast allein entsteht – ganz ohne täglich Extrazeiten einzulegen. Pfeifen Sie das „nächste Spiel“ mit dem klaren Wissen an, wo der Hase im Pfeffer liegt.

Lesezeit: ca. 10min

Was ist überhaupt eine Nachkalkulation?

Die Nachkalkulation vergleicht letztlich Soll- mit Ist-Zahlen. Ganz einfach eigentlich! Sie ist sozusagen die Kontrolle, ob Sie zuvor gut kalkuliert haben. Was Sie dabei mit einer Nachkalkulation aufs Korn nehmen, bleibt Ihnen überlassen. Egal, was es ist, spitzen Sie hinterher den Bleistift. Kalkulieren Sie nach. Wenn Sie nach Weihnachten die Auswertung des Steuerberaters genau anschauen und vielleicht beschließen, im nächsten Jahr nachzujustieren, so haben Sie bereits alles geschafft, was eine gute Nachkalkulation leisten sollte. Sie sollte kurz gesagt mit faktischen IST-Zahlen die Realität wiedergeben. So  schaffen Sie damit die Möglichkeit der Optimierung in der Zukunft .

Die „Weihnachtsnachkalkulation“ ist allerdings selten unter dem Begriff zu finden. Im Grunde ist viel eher die Rede von einzelnen Baustellen, die einer Prüfung unterzogen werden. Dabei werden die IST-Zahlen für ein Projekt gesammelt und anschließend zusammengefasst. So wissen Sie jederzeit, wo Sie stehen und erkennen recht schnell, wenn etwas schiefläuft.

Wofür eine Nachkalkulation gut ist

Nachkalulieren ist dem Praktiker schnell ein Dorn im Auge. Wozu sollte er schließlich Zeit opfern, wenn doch schon alles gelaufen ist? Weit verbreitet ist die Meinung, dass man es ja schließlich schon hunderte Male so gemacht hat. Genau hier liegt aber auch die Gefahr. Zu schnell wiegt man sich infolgedessen in einer trügerischen Sicherheit. Ein Angebot wird kalkuliert und dann einfach nur auf andere Projekte übertragen.Ohne zu hinterfragen, ob das erste Angebot überhaupt im Nachhinein korrekt war!

Letztlich ist eben doch nie alles gleich. Blitzschnell werden aus fünf Projekten schlaflose Nächte und das nur, weil Sie nicht gleich beim ersten erkannten, dass zum Beispiel mehr Zeit verbraucht wurde. Aber selbst wenn im besseren Fall ein faules Projekt-Ei überhaupt nicht auffällt, wieso wollen Sie es nicht enttarnen? Warum sollten Sie nicht gleich nach Nummer eins eingreifen und zwei bis fünf zumindest besser abschließen. Und überhaupt, woher wissen Sie, dass einzelne Baustellen tatsächlich lukrativ sind?

Nachkalkulation kann aber noch mehr!

Bleiben wir doch mal bei unseren fünf und stellen uns vor, Sie kalkulieren von vornherein messerscharf alles mit. Noch während der Bauherr von Projekt eins der Fertigstellung entgegenfiebert, konnten Sie die Zahlen wachsen sehen. Sie beobachteten genau, was, wann geschah. Sie werden ganz automatisch erkennen, was in Nummer zwei anders laufen muss!

Mit der Nachkalkulation beginnen Sie automatisch eben auch einen permanenten Verbesserungsvorgang. Weiten Sie dies auf alle Baustellen aus, wird der Wirkungsgrad Ihres Unternehmens stetig steigen. Dies ist wiederum gut für das Gesamtergebnis. Letztlich auch für neue Projekte. Denn Sie (und viele Wettbewerber eben nicht) haben einen viel genaueren Blick auf die wirklich wichtigen Details. So gewinnen Sie die Ausschreibung!

Damit aber noch nicht genug

Denn durch die Nachkalkulation müssen eben auch Ihre Monteure genauer dokumentieren, was Sie mit Zeit und Material getrieben haben. Auf die Art fallen kleine „Gefälligkeiten“ und vieles Ungeplante viel eher auf. Ihre Mitarbeiter wissen doch oft überhaupt nicht, was extra abgerechnet werden kann. Die Nachkalkulation jedoch wird Ihnen genau zeigen, was zu viel ist. Warum sollten Sie sich diesen Extra-Umsatz entgehen lassen? Wieso sollten Sie an Extraarbeiten den notwendigen Gewinn verschenken?

Daten sammeln für eine gute Nachkalkulation

Das wirklich Doofe an dem Nachrechnen ist, dass man die ganzen Zahlen erst einmal sammeln muss. Letztlich ist dies, so sind zumindest wir überzeugt, auch der Grund dafür, dass es in den wenigsten Handwerksbüros heutzutage Nachkalkulationen gibt. Der Aufwand, alles nochmals auf Baustellen verteilen zu müssen, verschreckt oft. An dieser Stelle kommt (endlich) unser TopKontor Handwerk ins Spiel. Für die Nachkalkulation halten wir hier ein eigenes Modul bereit.

Woher erhalten Sie die nötigen Daten? Eigentlich geht es um nichts weiter als Material und Zeit. Beginnen wir mit dem Material. Wenn Sie in TopKontor Handwerk Ihre Eingangsrechungen verarbeiten, so können Sie bei der Erfassung einer Rechnung diese auf die Projekte aufteilen:

Zeiten

Bei den Zeiten ist es nun so, dass Sie diese vermutlich eh in eine Tabelle eintragen, da Sie zum Monatsende ja die Lohnzeiten benötigen. Vergessen Sie das. Tragen Sie  die Zeiten doch gleich in der Lohnerfassung von TopKontor Handwerk ein. Mit demselben Arbeitsgang verteilen Sie die Stunden auf die Baustellen. Monatliche Aufstellungen liefert TopKontor frei Haus. Sehen Sie selbst:

meister.software

So lieben wir das! Eine kleine Veränderung – vielleicht minimal mehr Aufwand. Trotzdem erhalten Sie eine Nachkalkulation, mit der Sie in Zukunft einfach alle in den Schatten stellen. meister.software eben!

TopKontor Zeiterfassung rundet Nachkalkulation ab

Das Beste haben Sie aber noch immer nicht gesehen. Schließlich sind Sie hier, bei – ja OK! der Werbeblock ist beendet! Also: Wie kommen die Zeiten in Ihr Büro? Ja, genau, mit unserer Software TopKontor Zeiterfassung und der dazugehörigen App.

Sicherlich ist dies nun schon so etwas wie eine „höhere Ausbaustufe“. Letztlich sind wir aber angetreten, um Ihnen zu zeigen, dass eine Nachkalkulation eben nicht aufwendig sein muss. Mit einer Zeiterfassung ist sie einfach schon da.

Welche Gründe es noch für ein Zeiterfassungssystem gibt, erfahren Sie übrigens in diesem Beitrag und unsere Zeiterfassung lernen Sie hier kennen.

Fazit

Wirklich ernsthaft haben Sie eine Nachkalkulation sicherlich auch vor diesem Artikel nicht in Abrede gestellt. Letztlich will doch jeder hinterher wissen, ob es sich gelohnt hat. Vielleicht haben wir in den letzten Minuten die Vorzüge noch etwas ergänzt. Zurückgehalten hat Sie im Grunde doch nur der zusätzliche, nicht ganz klein anmutende Aufwand. Genau den können Sie allerdings mit Technik einschmelzen. Passen Sie ergänzend noch ein wenig Ihre Arbeitsabläufe an. Verwenden Sie ohnehin schon vorhandene Daten clever. Daraufhin entsteht eine Nachkalkulation schon fast im Alleingang. Dort angekommen, erkennen Sie infolgedessen für jede Baustelle genau, was los ist. Sammeln Sie weiterhin Erfahrungen, die auf Fakten basieren.  Wachsen Sie damit im Tagesgeschäft über sich hinaus!

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