Die GoBD. Gesetzlich verordnete Ordnung. Aber was sind die konkreten Anforderungen, um GoBD-konforme Bücher zu führen? Eine Frage für Profis. Den Steuerberater! Genau der ermahnt auch unseren Meister Lampe. Lesen Sie, wie Lampe das Thema endlich angeht. Erfahren Sie, wie die grundlegenden Anforderungen der GoDB aussehen und wie Sie das Thema anpacken.
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Meister Lampe ist ja nun wirklich eher ein Mann der Tat. Paragrafenfummelei ist nicht so sein Ding. Und außerdem kostet es einfach massenhaft Zeit. Deshalb bemüht er einfach mal Google:
GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Interessant. Die GoBD ist überhaupt kein Gesetz. Vielmehr fassen die Grundsätze gesetzliche Regelungen zusammen. Nämlich genau jene, die angepasst wurden, um die Zielsetzung der Einbeziehung digitaler Systeme in eine ordentliche Buchhaltung zu erreichen.
GoBD – konforme Arbeitsweise
Um eine konforme Buchhaltung zu erreichen, sind für alle Vorgänge im Büro einheitliche Arbeitsschritte erforderlich. Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden. Und das, solange die Aufbewahrungsfristen gelten. Diese Zielsetzung kann jedoch in der Praxis nur erfüllt werden, wenn z.B. eine Rechnung von Anfang an einen vorgegebenen Ablauf durchläuft. Letztlich ist dies auch wegen der zu erstellenden Verfahrensdokumentation unausweichlich.
Verfahrensdokumentation & IKS
Ihre Arbeitsweise muss ebenso nachvollziehbar ist wie die Dokumente selbst. Deshalb sieht die GoBD vor, dass Sie die Führung Ihrer Buchaltung dokumentieren. Nur wenn klar ist, was Sie beispielsweise mit einer Rechnung wann machen, ist besonders der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit erfüllt. In der Verfahrensdokumentation schreiben Sie gewissermaßen Ihre Arbeitsweise nieder. Auf diese Weise belegen Sie die Konformität.
Wenn Sie Ihre Bücher nicht allein führen, sollte eine IKS die Arbeitsschritte schützen und sichern. Das interne Kontrollsystem verteilt, grob dargestellt, die Aufgaben auf Ihre Mitarbeiter und grenzt diese ein. Ein Mitarbeiter, der Ausgangsrechnungen schreibt, hat so rein technisch schon keinen Zugriff auf z.B. die Offene-Posten-Verwaltung.
Darüber hinaus sollten die Arbeiten so unterteilt werden, dass die Mitarbeiter sich gegenseitig überwachen (4-Augen-Prinzip). Die Weiterbearbeitung sollte immer erst dmöglich sein, wenn die Vorstufe „korrekt“ erledigt wurde. Dieses System sollte zudem einen transparenten Ablauf garantieren. Das ist – wie auch nicht anders zu erwarten – ebenfalls zu dokumentieren.
Revisionssichere Archivierung
Wenn nun eine Rechnung alle Bearbeitungsschritte durchlaufen hat, muss sie bekanntlich aufbewahrt werden. Wussten Sie, dass dabei (stark vereinfacht) auch alles, was mit der Rechnung in Verbindung steht, aufzubewahren ist? Geht die Rechnung z.B. per E-Mail ein, so ist die E-Mail mit aufzubewahren. Solange sie tatsächlich steuerlich relevante Informationen enthält!
Die revisionssichere Archivierung bedeutet folglich: steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht veränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollziehbar sind. Belege sind so aufzubewahren, wie sie empfangen wurden. Egal, ob Papier oder digital. Ein Umwandlung (Drucken bzw. Scannen) zur Weiterverarbeitung ist zulässig, wenn das Orginal unverändert erhalten bleibt. Ausnahme ist das Verfahren des vernichtenden Scannens. Das ist aber ein eigenes Thema.
Im Archiv muss jedes elektronische Dokument mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen und verwaltet werden. Über dieses „Erkennungszeichen“ eines Dokuments kann innerhalb der Buchhaltung dann eine Verknüpfung erfolgen. Das macht letztlich den gesamten Vorgang nachvollziehbar:
Selbstverständlich ist während der gesamten Achivierungszeit im digitalen wie im Papierarchiv die sichere, unveränderliche Aufbewahrung Pflicht. Dabei sind in der Tat Veränderungen an Dokumenten zwar möglich. Jedoch ist das tatsächlich zu dokumentieren. Das kann in der Praxis durch Aufbewahrung aller Versionen eines Dokumentes erfolgen. Natürlich sollten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum alle Dokumente auch einsehbar bleiben. Das bedeutet insbesondere für das digitale Archiv wegen des raschen technischen Wandels zusätzlichen Aufwand. Meister Lampe denkt noch etwas weiter: Das heißt dann wohl auch, dass Datensicherungen und IT-Sicherheit ebenfalls auf den Prüfstand gehören!
Umsetzung der GoBD
Unser Elektromeister ist tatsächlich platt! Der Google-Ausflug macht eines ganz deutlich: Die GoBD ist ein echtes Schwergewicht! Ihre Umsetzung wird jedenfalls viele Bereiche des Unternehmens betreffen. Ebenfalls klar ist: Einfaches Googeln reicht nicht. Das Risiko,ist zu hoch, nämlich, dass eine Betriebsprüfung zu einem Verwerfen der Bücher und zu einer Steuerschätzung führt. Zumal noch immer nicht eindeutig ist, was nun die geforderte Verfahrensdokumentation überhaupt sein soll. Zusätzlich soll dann auch noch ein Internes Kontrollsystem, IKS, genutzt werden. Es hilft nichts, da muss er jetzt durch! Meister Lampe entwickelt einen Schlachtplan:
1. Identifizierung Ansprechpartner
Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt möchte niemand! Daher ist ein Ausflug mit Google (zu Beiträgen wie dieser) für einen Einstieg sehr sinnvoll. Allerdings sollten Sie, nachdem Sie selbst einen Einblick haben, den Kontakt zu Profis suchen. Die anzustrebenden Änderungen müssen immer individuell angepasst sein. Identifizieren Sie Berater, die Sie zur Unterstützung heranziehen. Die „Projektleitung“ sollten Sie dem Steuerbearter überlassen. Da die Umsetzung in der Praxis allerdings auch den Büroalltag betrifft, kann auch ein Unternehmensberater hilfreich sein. Zuletzt benötigen Sie auch einen IT-Spezialisten, der den technischen Teil übernimmt. Idealerweise ist dieser mit Ihrer Software vertraut. Hinweis in eigener Sache: meister.software verfolgt stets den hier beschriebenen ganzheitlichen Ansatz. Unsere Aufgabe beginnt eben nicht bei einer Handwerkersoftware. Es geht stets um das Ganze! Wenn Sie also einen IT-Profi für Ihre GoBD-Baustelle benötigen, nehmen Sie einfach Kontakt auf.
2. Schaffung angepasster Abläufe
Die GoDB könnte man auch als „Vorschrift zum Ordnunghalten“ auslegen. Diese Ordnung kann in der Praxis im Grunde beinahe „aufwandslos“ entstehen, wenn Sie im Vorfeld einen Plan haben: Was geschieht, wenn eine Rechnung eingeht? Auch heute haben Sie bereits seit langem gewohnte Arbeitsschritte. Diese sollten Sie so anpassen, dass am Ende automatisch eine GoDB-konforme Buchhaltung entsteht. Definieren Sie Abläufe, die Sie später in der Verfahrensdokumentation niederschreiben. Hier einige zu beachtende Aspekte zur Unterstützung:
- Erstellen von Ausgangsrechnungen
- Behandeln von Eingangsrechungen
- Verfahren mit Arbeitsnachweisen der Mitarbeiter
- Behandeln von Kontoauszügen
- Führen der Barkasse
- Versenden der Buchhaltung zum Steuerberater
- Aufgabenteilung zwischen Ihnen und dem Steuerberater
- Erfüllen der Anforderungen an die Archivierung
- Einführen eines internen Kontrollsystem, IKS
3. Prüfung der Bearbeitungschritte
Nachdem Sie und Ihr GoDB-Team die Bearbeitungsschritte festgelegt haben, sollten Sie prüfen (lassen), wie konform diese sind und ob es nachzubessern gilt. Hier ist vor allem der IT-Profi gefragt, denn Ausgangsrechnungen starten ja meist digital und Eingangsrechungen werden zwangsläufig (spätestens beim Kontieren) digital. Hilfreich sind hier die schon vorhin angeschnittenen Anforderungen:
- nachvollziehbar
- vollständig
- richtig
- zeitgerecht
- geordnet
- unverfälscht
4. Prüfung der Technik
Durch die GoDB wird die IT-Technik Ihres Betriebes nun endgültig zum Bestandteil der Buchhaltung. Daher sollten Sie Ihren IT-Spezialisten heranziehen. Durchleuchten Sie, ob die eingesetzte Software ein hohes Maß an Konformität bietet (ein gesetzlich anerkanntes Zertifikat gibt es übrigens nicht). Achten Sie auf:
- hat die Software eine Idea-Schnittstelle (Prüferexport)?
- In wieweit lässt Ihre Handwerkersoftware Löschungen und Veränderungen zu? Dokumentiert sie solche Anpassungen?
- Wie speichert die Software die Daten? Ist diese ausreichend vor Manipulation geschützt? (an diesem Punkt scheiden übrigens Textverarbeitungen oder Tabellenkalkulationen endgültig aus)
Nachdem die Software diesen GoDB-TÜV bestanden hat, machen Sie sich an das digitale Archiv. Soll Ihre Software beide Aufgaben übernehmen, so testen Sie auch diese Punkte:
- Ist das Archiv revisionssicher? (einfache Dateisysteme sind es nicht)
- Als Dokumentenformat bevorzugt die GoDB das PDF/a. Ist dies durch Ihr Archiv gegeben?
- Können Sie eine archivweite Volltextsuche durchführen?
- Ist sichergestellt, dass Sie alle Dokumente auch in 10 Jahren aufrufen können?
Fazit zum Einstieg in die GoBD
Die GoDB ist schwere Kost, besonders für Leute, die nicht zum Frühstück die Abgabenordnung lesen. Aber sie ist auch umsetzbar; und wenn man sich durchkämpft, entdeckt man vielleicht sogar Gutes: unterm Strich – wenn es geschafft ist – sitzen Sie in einem Büro, das definierte Workflows besitzt. Es entsteht Ordnung und mit ihr Effizienz. Meister Lampe reichts jedenfalls! Es ist schon wieder 22:30 Uhr. Morgen ruft er Steuerbearter Jansenau und meister.software an. Und Sie? Vielleicht interessiert es Sie ja, wie unsere Handwerkersoftware TopKontor Handwerk die GoDB meistert. Dann lesen Sie doch gleich hier weiter. Die GoDB finden Sie übrigens hier.