Aktenschränke sind weiterhin in jedem Büro zu finden. Ohne Ihren PC wird die Büroarbeit vermutlich jedoch unmöglich sein. Daraus ergibt sich relativ schnell die Notwendigkeit, ein digitales Archiv anzuschaffen. Die GoBD erweitert infolgedessen die Aufbewahrungspflicht auf den digitalen Teil Ihrer Arbeit. Lesen Sie nun hier, welche weiteren Vorteile so ein digitales Archiv bietet. Und: wie sich die Arbeitsweise im Büro ändern wird. TopKontor Handwerk jedenfalls macht es Ihnen leich. Denn alle Dokumente landen automatisch in EcoDMS. Zum Leidwesen Ihres Aktenschrankes!

Lesezeit: ca. 10min

In jedem Büro ist er zu finden: Der Aktenschrank. Berge von Papier, erzeugt. Ja, wozu überhaupt? Natürlich, um aufbewahrt zu werden. Wir bei meister.software träumen schon lange von Papierlosigkeit. Überdenken Sie doch, wieviel Zeit Sie in die Pflege Ihres Papierhaufens stecken. Sie bewahren alles auf, ohne genau zu wissen, warum überhaupt. Und in 10 Jahren vernichten Sie es einfach. Was für ein Irrsinn!

Wie funktioniert ein digitales Archiv?

Die Welt können wir ganz sicher nicht ändern. In Ihrem Büro können Sie den Papierwahnsinn jedoch stark mimimieren: mit einem Dokumenten-Management-System. Eigentlich nichts weiter als ein Aktenschrank auf der Festplatte. Dabei ergeben sich noch diverse Vorteile weit über das massive Verkleinern der Papierschränke hinaus. Aber beginnen wir doch am Anfang. Zunächst muss natürlich das Papier ins Archiv. Also ist der Scanner gefragt. Nach dem „Durchnudeln“ erfolgt in EcoDMS die Klassifizierung. Das bedeutet, dass das Dokument mit weiteren Informationen versehen wird. Dabei kann es beispielsweise um das Datum, den Absender, den Dokumententyp oder viele andere nützliche Infos gehen. In den meisten Fällen ist EcoDMS jedoch so clever und klassifiziert eigenständig.

An Hand dieser zusätzlichen Daten können Sie infolgedessen später alles wiederfinden. An dieser Stelle hat der Aktenschrank auf jeden Fall endgültig verloren! Egal, was Sie im Archiv suchen, Sie werden es nun in Sekunden finden. Ganz einfach und staublos vom Schreibtisch aus. Übrigens ist sogar das ganz egal. Die Dokumente stehen selbstverständlich an jedem PC zur Verfügung. Selbst Ihr Handy ist vom EcoDMS nicht sicher. Stellen Sie sich das mal vor: Sie haben den Schrank mit den Handbüchern in jedem Kunden-Keller dabei. Sie geben ein, was Sie suchen.  Und schon wissen Sie, um was es geht! Wenn Ihr Smartphone Empfang hat, ist dies kein Traum. Dank EcoDMS.

EcoDMS und TopKontor Handwerk

Ausgangsrechnungen gehören natürlich auch archiviert. Ebenso allerdings auch die dazu gehörenden Angebote, Lieferscheine und so weiter. Schreiben Sie diese doch einfach mit TopKontor Handwerk. EcoDMS lässt sich nämlich mit der Handwerkersoftware verbinden. Einfacher geht es kaum. Denn so landet einfach alles aus TopKontor vollautomatisch im digitalen Archiv. Das gilt sogar für Eingangsrechnungen, die Sie in die OP-Verwaltung einlesen. Sollten Sie ein Angebot veränderen, so archiviert das Softwareduo beide Versionen. Bei einer Buchprüfung bleibt jedenfall kaum Raum für Zweifel.

Was passt noch in das digitale Archiv?

Wenn wir nun aber so einen coolen Aktenschrank 2.0 haben, wäre es ja schon beinahe Pfusch am Bau, wenn wir es nur mit Papier „betanken“. Sie erhalten schließlich auch E-Mails und digitale Rechnungen. Selbstverständlich übernimmt EcoDMS auch E-Mails. Zu diesem Zweck gibt es für die meisten E-Mail-Programme Plugins, die neue E-Mails automatisch ins digtiale Archiv übertragen. Natürlich samt Anhang! Sollte es jedoch einmal vorkommen, dass etwas nicht einfach so übertragen werden kann, gibt es den Archivdrucker. Alles, was Sie diesem virtuellen Drucker anvertrauen, landet ebenfalls sicher im EcoDMS. Nicht einmal bei Bildern und Musik macht EcoDMS schlapp. Es verwahrt einfach alles!

 

(Steuer)rechtliches zum digitalen Archiv

Eigentlich kommen Sie kaum noch an einem DMS vorbei. In seinen GoDB stellt der Gesetzgeber diverse Forderungen. Es geht hierbei um Nachvollziehbarkeit, Ordnung, Unverfälschtheit, langjährige Aufbewahrung, standardisierte Arbeitswege und viele weitere Anforderungen. Wichtig dabei ist, dass die Pflichten sich eben gerade nicht auschließlich auf das Papier in Ihrem Büro beziehen. Ein Finanzamtprüfer hat jedenfalls ein Zugriffsrecht auf Ihre Technik. Die GoDB regeln recht eindeutig, was er dabei vorfinden sollte.

Da der Gesamtprozess nachvollziehbar bleiben muss und Sie Ihre Angebote und Rechnungen auf dem PC erzeugen, muss eben auch das digitale Original nach dessen Festschreibung aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung als Datei ist dabei allerdings nicht zulässig, da diese verändert werden kann. EcoDMS hingegen verwahrt das Dokument DoGB-konform. Somit haben Sie mit dem digitalen Archiv einen bedeutenden Meilenstein auf dem Weg zu einer GoBD-komformen Buchhaltung genommen.

 

Fazit

Ein digitales Archiv sollte in jedem Betrieb zu finden sein. Die steuerrechtlichen Anforderungen lassen daran kaum Zweifel zu. Abseits davon haben Sie allerdings auch diverse Möglichkeiten der Vereinfachung. Gewähren Sie z. B. einfach Ihrem Steuerberater den Zugang. Hinterlegen Sie Fotos von Baustellen oder technische Infos zum Beispiel für Heizungsanlagen. Allein das reduziert den Aktenschrank und die Papierflut zu einem Relikt längst vergangener Zeiten.

Sie denken jetzt sicher an die ganze Scannerei. Sie haben bestimmt recht. Aber durch die Anbindung von TopKontor Handwerk ist zumindest jede Ausgangsrechung automatisch im Archiv. Rechnen Sie nun die diversen Vorteile und die gewonnene zusätzliche Komformität zur GoBD hinzu. Die Rechnung geht zu Ihren Gunsten auf!

Wenn Sie übrigens TopKontor Handwerk besser kennen lernen möchten: klicken Sie ganz einfach hier. Mit seinem Modul „DMS Connect“ ist es spielend mit EcoDMS verbunden. Damit haben Sie ein schon fast automatisches digitales Archiv.

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