Digitale Zeiterfassung – Warum?

Mai 11, 2020

Zeiterfassung gibt es in jedem Handwerksbetrieb. Dementsprechend Grund genug, mal genau hinzusehen. Gibt es denn gute Gründe, mit einer digitalen Zeiterfassung zu liebäugeln? Immer wieder liest man vom EuGH: Unternehmen sind verpflichtet, anhand von Arbeitszeiterfassungsystemen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu protokollieren. Aber was steckt dahinter? Ist diese Pficht tatsächlich der einzige Grund oder entsteht darüberhinaus noch anderer Nutzen? Lesen Sie hier von den Möglichkeiten der Zeiterfassung im Handwerk und erkennen Sie, wie ein solches System Ihren Betrieb entsprechend verändern könnte. Kratzen Sie im folgenden mit uns die Rechtslage an. Was denken Sie übrigens, wie Ihre Mitarbeiter reagieren? Tauchen Sie mit uns ab – es lohnt sich!

Lesezeit: ca. 14min

Zeit sparen mit einer digitalen Zeiterfassung

Wie immer, wenn meister.software eine Technik vorstellt: Effizienz! Also, wieviel Ihrer Zeit verbringen Sie tatsächlich damit, Arbeitszeit zu verwalten? Sollten Sie gerade an haufenweise Zettel, Excel-Tabellen und lange Büroabende denken, sind Sie in diesem Absatz übrigens richtig. Rechnen Sie nebenher ruhig weiter, während wir Ihnen die Zeitsparvorteile eines digitalen Zeiterfassungssystems aufzeigen. Beginnen wir – sinnvollerweise – vorn, nämlich, wie Sie überhaupt an die Zeit-Infos gelangen. Auftragszettel, dann summieren? Die ersten Zeitlecks sind jedenfalls enttarnt! Allein die Bürozeit, diesen Zetteln ihrer Infos zu berauben, diese aufzulisten und zu addieren ist kurzum nichts weiter als rausgeworfen! Sie scheinen folglich ja viel Zeit zu haben! Anders ist es doch nicht erklärbar, warum Sie nun auch noch das Sinnlos-Papier mühevoll zu den anderen archivieren. Der Schrank hinter Ihnen muss endlich voll!
Sagen Sie sich los! Der ganze Schweiß und vor allem die heilige Bürozeit, die Sie in den Blödsinn noch stecken wollten, bleibt uninvestiert. Es geht – Achtung, nicht erschrecken – OHNE Papier! Sie schauen einfach nach, wieviel Zeit auf dem Arbeitszeitkonto ist. Am Monatsende einfach Monatsabschluss klicken, Saldenbericht drucken – fertig! Tja, damit aber noch immer nicht genug. Das Wunderwerk führt auch noch Urlaubskonten, verwaltet Krankheitszeit und, unvorstellbar, aber sogar die Pausen…
Hinzu kommt, dass eine Software Ihnen die Daten auch noch in vielen Auswertungen aufbereitet. Hätten Sie dafür die Zeit gehabt? Nein, aber ab sofort den Nutzen!

Haben Sie zu Ende gerechnet? Würden Sie zustimmen, dass wenigstens die Hälfte gespart werden kann? Bürozeit schreiben Sie auf keine Rechnung – verbringen Sie die Zeit auf der Baustelle!

Projektzeiterfassung nur mit einer digitalen Zeiterfassung sinnvoll?

Noch so ein Thema. Kennen Sie etwa einen Handwerksmeister, der Ihnen auf die Minute genau sagen kann, wieviel Zeit bereits in eine Baustelle geflossen ist? Die Gründe liegen nichtsdestotrotz auf der Hand, denn über herkömmliche Wege ist dies jedenfalls viel zu aufwendig. Anders wird jedoch ganz schnell etwas draus. Durch die digitale Zeiterfassung erfassen Ihre Mitarbeiter eh alle Zeit am Handy. Wenn Sie der Software nun noch verraten, wie die Baustellen heißen, so sind es für Ihre Mitarbeiter nur wenige Stempelungen mehr. Der Nutzen hingeben ist gewaltig. Plötzlich wissen Sie, was läuft, kalkulieren Baustellen nach und lernen Ihren Betrieb infolgedessen neu kennen. Diesen Erfahrungsschatz haben andere vielleicht nicht – was letztendlich ein Wettbewerbsvorteil ist.

Besonders effzient sind hier übrigens unsere TopKontor-Produkte. In der Zeiterfassung anfallende Zeiten werden automatisch auf das Nachkalkulationskonto der Baustelle gebucht. So geht das!

Wie ist die Gesetzeslage – ist eine digitale Zeiterfassung Pflicht?

In der letzten Zeit häufen sich aus juristischen Kreisen die Hinweise, dass die digitale Zeiterfassung zumindest sehr anerkannt, in Teilbereichen vielleicht sogar unerlässlich ist. Besonders berüchtigt ist das Urteil vom EUGH. Ein spanische Gewerkschaft sah Arbeitnehmer unzureichend geschützt, wenn die Zeitdokumentation ausschließlich durch den Arbeitgeber und dann auch nur für die Überstunden erfolgt. Der Arbeitnehmer habe so eben nicht die Möglichkeit, die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu überwachen. Aus dem Urteil ergeht in praktischer Konsequenz, dass eine Art von Zeiterfassung allein schon zur Wahrung der Grundrechte von jedem EU-Land umgesetzt werden muss.

Zurück nach Deutschland. Unser Arbeitszeitgesetz verpflichtet schon heute jeden Arbeitgeber, Überstunden zu erfassen. Wie er dies tut, bleibt ihm überlassen. Gräbt man allerdings weiter in den Gesetzbüchern, finden sich weitere Aufzeichungspflichten. Zum Beispiel muss für geringfügige Beschäftung sowie Branchen mit einer besonders ausgeprägten Schwarzarbeiterszene (das Baugewerbe zählt dazu) Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichungen dürfen nie weiter als 7 Tage im Rückstand liegen und sind 2 Jahre aufzubewahren. Die Form der Aufzeichung bleibt auch hier offen.

Selbst wenn es also (noch) keine Pflicht für ein modernes Zeiterfassungssystem gibt, so muss man schon feststellen, dass es Aufzeichnungspflichen gibt, deren Erfüllung mit einem Zeiterfassungssystem vermutlich am einfachsten erreicht werden kann. Das Urteil des obersten europäischen Gerichtes treibt einen weiteren Sargnagel in technikfreie Arbeitszeitdokumentationen.

Strategisches

Jetzt geht es eigentlich erst los. Die digitale Zeiterfassung sammelt schließlich nicht nur die Arbeitszeiten ein. Sie kann viel, viel mehr. Dass Sie Verwaltungskosten sparen, haben wir bereits festgestellt. Sie haben zusätzlich noch die Aufgabe, den Laden am Laufen zu halten. Sie planen, halten zusammen, blicken in die Zukunft.

Da viele Infos in Echtzeit vorliegen, wissen Sie, wer gerade Pause macht, krank ist oder Urlaub hat. Die Erfassung erfolgt per Handy. Sie erlangen ganz neue Möglichkeiten zur Arbeitsplanung. Durch die Zeiterfassung werden Sie den Alltag anders angehen. Die Logistik wird schneller, genauer. Sie werden Arbeitsplätze moderner und flexibler gestalten. Vielleicht gibt es zukünftig überhaupt keinen Grund mehr, dass alle sich um 07:30 Uhr in der Werkstatt treffen. Die Zeiterfassung wird Ihnen genau zeigen, wer, wann, wo die Arbeit beginnt und beendet. Sie halten die Zügel trotzdem in der Hand und Ihre Monteure freuen sich, einen flexiblen Arbeitplatz gefunden zu haben.

Planung ist das nächste große Stichwort. Wieder ist es ein unverzichtbares Extra, immer live zu wissen, was Ihr Personal tut. Zumindest, wenn es um den spontanen Notdienst geht. Aber auch bei langfristigeren Planungen erhalten Sie ein unersetzliches Werkzeug. Die unflexiblen Urlaubskalender und den Wochenplan an der Wand können Sie jedenfalls abhängen, denn ein digitales Zeiterfassungssystem übernimmt auch diese Planung und bucht die Zeiten auch gleich aufs Urlaubs- oder Zeitkonto.

Nutzen Sie ein Erfassungssystem zusätzlich für Auftragszeiten, so können Sie sogar einzelne Arbeitschritte zeitlich beobachten und anschließend auswerten. Eine solche Nachkalkulation schärft Ihre Fähigkeit, die Abläufe exakt einzuschätzen. In zukünfigen Aufträgen und in der Auftragsgewinnung werden Sie infolgdessen genau wissen, wie leistungsfahig Sie letztlich sind.

Wer sich in der Planung einmal auf ein Zeitsystem eingelassen hat, wird sich schnell fragen, wie es vorher ging. Aber, ja, es ging. Aufwendiger, teurer und vielleicht ungenauer.

…und die Mitarbeiter?

…bekommen einiges mehr als nur einen Kugelschreiber! Handwerker verwenden üblicherweise das Handy zur Zeiterfassung. Die App für unsere Zeiterfassung liefert noch einiges, was auch Ihre Mitarbeiter interessant finden. So kann er zum Beispiel das Zeitkonto einsehen und den Resturlaub abfragen. Weiterhin gibt es auch die Möglichkeit, verschiedene Anträge zu stellen. Ganz einfach und unbürokratisch.
Es könnte aber noch weitere Effekte geben. Ihre Mitarbeiter bekommen schließlich alle eine App, vielleicht sogar ein Firmenhandy. Vielleicht entsteht dadurch ein besonderes Zusammengehörigkeitsgefühl. Eventuell identifizieren sie sich auch mehr mit dem Unternehmen. In welcher Firma können Sie schon live auf das Zeitkonto schauen? Außerdem sind es Ihre Mitarbeiter, die mit modernsten Techniken arbeiten. Das dürfen ruhig alle mitbekommen. Es ist einfach Ihre Firma, die einen modernen Eindruck hinterlässt. Bei Kunden, Interessenten und auf dem Arbeitsmarkt, was heute zunehmend wichtiger wird.

Fazit zur digitalen Zeiterfassung

Sicherlich sind wir bei dem Thema etwas befangen. Wir hoffen jedoch, dass wir einige Antworten liefern konnten. Für Handwerksmeister ist es auf jeden Fall sinnvoll, über eine digitale Zeiterfassung nachzudenken. Selbst wenn Sie für sich keine Pflicht erkennen, so ist es wahrscheinlich, dass es in den nächsten Jahren eine geben wird. Abseits von Gesetzen gewinnen Sie ganz neue Möglichkeiten und Sparpotenziale. Gerade die strategischen Chancen sind nicht zu verachten. Nicht selten ist der Anschaffungspreis in wenigen Monaten bereits zurück in der Kasse.

Schauen Sie sich doch mal unsere TopKontor Zeiterfassung an. Oder fragen Sie uns ganz direkt!

 

Gefällt Ihnen dieser Beitrag?

2.5/52 ratings