Die GoBD schreibt Gewerbetreibenden vor, wie Buchhaltung letztendlich funktionieren soll. Dabei geht es weniger um das Verbuchen selbst, sondern vielmehr um alles drumherum. Wann wird demgemäß ein Beleg gescannt, wo und in welchem Format wird er anschließend gespeichert, und muss er tatsächlich überhaupt gescannt werden. Die GoBD bezieht also explizit den digitalen Teil Ihres Büros ein. Besonders hier gibt es auf jeden Fall diverse Anforderungen an Mensch und Technik. Letztere zu betrachten möchten wir Sie hiermit einladen. Checken Sie deswegen mit uns, ob TopKontor Handwerk die GoBD meistert. Aber zunächst überlegen wir, wo die Messlatte für eine Handwerkersoftware in den Fängen der GoBD überhaupt liegt. Was muss sie im Endefekt können? Viel Spaß!

Lesezeit: ca. 10 min

Anforderungen der GoBD an eine Software

Man könnte zunächst meinen, dass die Anforderungen des Gesetzgebers einfach durch den Softwarehersteller „eingebaut“ werden sollten. Und schon wäre das Thema erledigt. Schön wäre es! Leider gibt es so etwas wie ein durch das Finanzamt anerkanntes GoBD-Zertifikat nicht. Der Gesetzgeber beschreibt vielmehr, was ein Beamter hierzu vorfinden können soll. Außerdem definiert er allgemeine Anforderungen, die er eher an Sie als Steuerpflichtigen als an die Software adressiert. Wagen wir es nun, diese Anforderungen extrem zu vereinfachen und zu verallgemeinern, so würde ungefähr so etwas herauskommen:

Alle Vorgänge müssen Jahre später von einem Betriebsfremden maschinell auswertbar und entsprechend mit einfachen Mitteln auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unverfälschtheit prüfbar sein. Zu seinem Verständnis sind demzufolge alle steuerlich relevanten sowie damit in Verbindung stehenden Dokumente mit einem eindeutigen Erkennungszeichen in einem revisionssicheren und nach Einzelbegriffen dokumentübergreifend duchsuchbaren digitalen Archiv vorzuhalten.
Hinweis:
Die GoBD ist 44 Seiten lang und verweist im Grunde auf die verschiedenen Gesetze. Allerdings ist es total unmöglich, dies in zwei Sätzen unterzubringen. Zu Ihrem Verständnis, und weil wir schließlich die Anforderungen an die Software herausarbeiten wollen, haben wir hier trotzdem Unmögliches unternommen. Deshalb sollten Sie sich, wenn Sie die GoBD umsetzen, bitte unbedingt durch Ihren Steuerberater und zusätzlich einen IT-Profi beraten lassen. Denn es  geht bei der GoBD um viel mehr als nur um Softwarekonformität, mit der wir uns im folgenden beschäftigen. Grundlegende Infos finden Sie übrigens in unserem Beitrag Einstieg in die GoBD.

 

TopKontor Handwerk und die GoBD

Einen Bearbeitungsvorgang nach GoBD kann man grob in zwei Teile zerlegen: Verarbeitung und Archiv. Beginnen wir bei TopKontor Handwerk in der Verarbeitung. Es geht letztlich um alle Arbeitsschritte, die nötig sind, um einen Vorgang abzuschließen. In TopKontor Handwerk schreiben Sie jedenfalls Angebote und Rechnungen, Sie verwalten außerdem Einkaufsrechungen und führen vielleicht Ihr Kassenbuch. Tagesgeschäft eben! Die GoDB erwartet nun, dass Sie jederzeit  dokumentieren, wie Sie dabei vorgehen (Verfahrensdokumentation). Dabei sollten Sie die Grundsätze prüfbar, unverfälscht, richtig und vollständig einhalten. TopKontor unterstützt Sie bei der Einhaltung, indem es auf mögliche Verstöße gegen die GoBD aufmerksam macht, die Vorgänge laufend dokumentiert oder sogar gegebenenfalls unmöglich macht.

Vollständig

Hinweis von TopKontor Handwerk: Löschen verstösst gegen die GoBD
Löschen einer Rechnung ist nicht möglich um die Vollständigkeit zu waren

Prüfbar

Löschen ohne Beründung ist nicht möglich, um die durch die GoBD geforderte Nachprüfbarkeit zu ermöglichen
TopKontor Handwerk dokumentiert die Löschung von Dokumenten
Die Löschung eines Dokumentes ist in TopKontor Handwerk nur mit einer Begründung möglich, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt

Unverfälscht

Nach GoBD darf eine festgeschriebene Rechnung nicht verändert werden
Einlagern eines fremden Dokumentes sollte begründet werden, um einer Manipulationsvermuttung vorzubeugen

IDEA-Schnittstelle

TopKontor Handwerk achtet also von Anfang an auf die GoBD. Sollten Sie allerdings dennoch beispielsweise ein Angebot löschen oder eine Rechnung verändern, so dokumentiert TopKontor es. Damit ein Finanzbeamter Ihre Bücher und die Dokumentation Ihrer Handlungen schließlich in TopKontor einsehen und auswerten kann, schreibt die GoBD infolgedessen einen Datenzugriff vor. Zu diesem Zweck gibt es in TopKontor eine Schnittstelle zur IDEA. Mit ihr geben Sie alle in TopKontor gespeicherten steuerlich relevanten Daten und Protokolle aus.

IDEA-Export zur Steuerprüfung
TopKontor und die GOBD: Abschluss des IDEA-Exportes
TopKontor und die GOBD: Dokumentenkopfdaten aus einem IDEA-Export
TopKontor und die GOBD: Auswahl der Inhalte in der IDEA-Schnittstelle
TopKontor und die GOBD: Dateien eines IDEA-Exportes
TopKontor und die GOBD: Auswahl des Zeitraums
TopKontor und die GOBD: Dokumentenlöschprotoll aus einem IDEA-Export
TopKontor und die GOBD: Druckprotoll aus einem IDEA-Export

GoBD Archivierung mit TopKontor Handwerk

Nachdem schließlich alle Belege und Dokumente ihren vorbestimmten Weg gegangen sind, folgt dann der letzte Schritt: Die Archivierung! Selbstverständlich hat die GoBD auch hier diverse Ansprüche. In dem Zusammenhang liest man oft von Revisionssicherheit, was im Grunde wiederum eine ganze Kette an Anforderungen bedeutet. Denken Sie zur Vereinfachung an unser „Merksatzexperiment“ von vorhin. Über viele Jahre muss alles jederzeit einsehbar, übergreifend durchsuchbar sowie revisionssicher zugänglich sein.

Schuster bleib bei deinem Leisten! TopKontor Handwerk hat sich demgemäß zur Archivierung professionelle Hilfe gesucht. Mit dem Modul DMS-Connect erhalten Sie das Profiarchiv EcoDMS. Allerdings wurde unsere Version des Dokument-Management-Systems mit TopKontor „verheiratet“. Alle Dokumente, die Sie in TopKontor bearbeiten, werden automatisch ins EcoDMS übertragen. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung drucken, so finden Sie diese im Anschluss GoDB-konform im Archiv. Sie lesen eine Eingangsrechnung ein – auch diese wird wiederum archiviert. Wenn Sie gegebenenfalls ein Dokument ändern und erneut drucken, so bleiben – für die Nachvollziehbarkeit – alle Versionen des Dokuments im Archiv. Durch die automatische Archiverung  der TopKontor-Dokumente erlangen Sie also ein Archiv, welches sich im Grunde allein führt. Revisionssicher, GoDB-konform und aufwandsarm.

Schlusswort: TopKontor Handwerk und die GoBD

Die GoBD ist insoweit ein echtes Schwergewicht. Sie beginnt bereits am Briefkasten und endet oft erst 10 Jahre später. Egal, was Sie letztlich mit einer Rechnung oder einem Angebot vorhaben, die GoBD setzt jedenfalls die Leitplanken an die Buchhaltungsstraße auf dem Weg ins Archiv. Mit TopKontor Handwerk, DMS-Conncet und meister.software haben Sie auf jeden Fall das richtige Team. Holen Sie überdies Ihren Steuerberater mit ins Boot. Damit bewegen Sie sich ins ruhigere Fahrwasser. Letztlich fehlt nur doch die komforme Büroorganisation. Aber auch hier wollen wir Sie nicht in Regen stehen lassen. In unserem Artikel „Einstieg in die GoBD“ vermitteln wir Ihnen deshalb einen Gesamtüberblick. Sie werden letztendlich  erkennen, was zwischen Briefkasten und Archiv passen muss. Die GoBD kann sich jedenfalls schon mal warm anziehen.

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